Mit Microsoft 365 Copilot hast du ein starkes Tool an der Hand, dass deinen Arbeitsalltag vereinfachen und Prozesse verbessern kann. Aber Achtung: Einfach nur die Lizenzen zu kaufen und an deine Mitarbeitenden zu verteilen, reicht nicht aus! ❌
Damit Copilot wirklich etwas bringt, braucht es eine durchdachte Einführung.
In diesem Blog erkläre ich dir in vier einfachen Schritten, wie du Microsoft 365 Copilot erfolgreich einführst. Zusätzlich bekommst du ein paar praktische "Do's & Don’ts" aus der Praxis. 💡
Die 4 Schritte für die optimale Microsoft 365 Copilot Einführung:
1. Scope: Ziele und Einsatzmöglichkeiten festlegen 📋
Bevor du loslegst, überlege dir:
Welche Ziele möchtest du erreichen? Willst du Abläufe beschleunigen, die Produktivität steigern oder Aufgaben automatisieren? 🎯
Wo wird Copilot am meisten gebraucht? Überlege, welche Abteilungen oder Funktionen besonders von Microsoft 365 Copilot profitieren könnten. 🏢
Wie sieht der Scope aus? Definiere den genauen Umfang der Einführung: Soll Copilot zunächst in einer Pilotphase getestet oder direkt unternehmensweit eingeführt werden? 🎯
📝 Tipp: Sprich direkt mit deinen Mitarbeitenden. Sie wissen oft genau, wo es im Arbeitsalltag hakt und welche Pain Points vorhanden sind. 💬
2. Assessment: Deine Infrastruktur unter die Lupe nehmen 🔍
Bevor du mit Microsoft 365 Copilot startest, überprüfe deine aktuelle Cloud-IT-Infrastruktur:
Gibt es Schwachstellen, wie z.B.: mangelhafte Compliance und Sicherheitskonfigurationen, fehlende App-Updates, keine rollenbasierte Zugriffsrechte (RBAC), nicht vorhandene Datenklassifizierung etc.? 🛡️
Wurde das Microsoft 365 Copilot Assessment durchgeführt?
Wurden die Microsoft Best Practices implementiert? ✅
👀 Don’t: Einfach drauflos starten, ohne zu prüfen, ob alles vorbereitet ist. Das sorgt später nur für Probleme - das ist kein Plan, sondern ein Rezept für Disaster! 😵💫
3. Implementation: Microsoft Best Practices berücksichtigen 🚀
Jetzt geht’s ans Eingemachte! In dieser Phase behebst du Schwachstellen, implementierst die Microsoft Best Practices und bereitest alles vor. Hier einige Beispiele dafür:
✅Aktiviere Sensitivity Labels, um Daten zu klassifizieren.
✅Stelle sicher, dass Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) überall aktiv ist.
✅Implementiere rollenbasierte Zugriffsrechte (RBAC).
✅Überprüfung und Anpassung der Berechtigungen in Microsoft Teams und SharePoint Online.
✅Führe eine gründliche Datenbereinigung durch, um präzise Ergebnisse zu gewährleisten.
✅Prüfe und konfiguriere die Compliance-Einstellungen entsprechend den Richtlinien des Unternehmens.
✅Nutze Microsoft Purview für Datenklassifizierung, -schutz und -überwachung.
✅Verwende Tools wie Microsoft Viva Insights, um die Leistungen zu überwachen.
🔧 Tipp: Implementiere die Microsoft Best Practices, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. 💡
4. Adoption: Mitarbeiter fit machen 🚀
Ein Tool ist nur so gut wie die Menschen, die es nutzen. Darum ist es entscheidend, deine Mitarbeiter auf eine individuelle Copilot Journey mitzunehmen. Hier einen erprobten Ablauf:
Pilotphase: Starte mit einer kleinen Gruppe und begleite die Pilot Gruppe mit einer Onboarding-Session und entsprechenden Kommunikationsmitteln. Diese Phase sollte ca. 4–8 Wochen dauern, um ausreichend Feedback zu sammeln und erste Ergebnisse zu erkennen. 🧪
Weitere Mitarbeiter onboarden: Führe das gleiche Prinzip wie in der Pilotphase für weitere Teams und Abteilungen ein, um eine strukturierte und nachhaltige Einführung zu gewährleisten. 👥
Fortlaufende Schulungen und Workshops: Organisiere regelmässige Trainings, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter kontinuierlich lernen und ihre Fähigkeiten verbessern. 📚
Super User definieren: Identifiziere motivierte Mitarbeiter, schule sie gezielt und halte sie über Neuerungen auf dem Laufenden. Sie können andere Kollegen unterstützen und als Multiplikatoren fungieren. 🌟
Kommunikations- und Change-Management Begleitung: Implementiere eine fortlaufende Strategie, um Mitarbeiter während des gesamten Prozesses zu unterstützen und Akzeptanz zu fördern. 📢
💡 Hinweis: In der Regel dauert die Akzeptanz und optimale Nutzung von Microsoft 365 Copilot zwischen 3 und 6 Monaten. Plane diese Zeit ein, um langfristig den maximalen Mehrwert zu erzielen. ⏳
Mit einer durchdachten und nachhaltigen Strategie sorgst du dafür, dass deine Mitarbeiter nicht nur den Copilot verstehen, sondern ihn auch aktiv und effektiv nutzen! 🚀
Do’s und Don’ts
✅ Was du tun solltest:
Plane ausreichend Zeit für die Einführung von Microsoft 365 Copilot. 🕒
Die Mitarbeiter auf eine strukturierte und geplante Copilot Journey mitnehmen und massgeschneiderte UseCases anhand der Pain Points erarbeiten. 🤝
Definiere Super User, um andere Kollegen zu unterstützen und die Akzeptanz zu fördern. 🌟
❌ Was du vermeiden solltest:
Copilot Lizenzen einfach zuweisen, ohne einen Onboarding Plan. ❌
Missachtung der Microsoft Best Practices
Die Komplexität von KI unterschätzen – nicht jeder ist sofort überzeugt. 🤔
Schulungen vernachlässigen. 📘
Fazit
Die Einführung von Microsoft 365 Copilot braucht Zeit und eine gute Planung. Mit den vier Schritten – Scope & Goals, Assessment, Implementation & Adoption – kannst du sicherstellen, dass dein Team Microsoft 365 Copilot erfolgreich nutzt. Der Aufwand lohnt sich, denn Microsoft 365 Copilot wird dein Unternehmen auf ein neues Level bringen. 🚀
In meinem nächsten Blog erfährst du: "Wie sicher sind deine Daten mit Microsoft 365 Copilot?" 🔒💡
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